Kultur

Kollabor…- was? Kollaborationssprint erklärt

Zusammen sprinten – Was es mit dem Kollaborationssprint auf sich hat

21.10.2021 Autorin Lena Luecker Lesedauer: 4 Minuten

Schon vor der Pandemie standen wir bei OTTO vor großen Veränderungen unserer Arbeitswelt. Normale Büros wurden in Workingspaces umgebaut, Desksharing eingeführt und das cloudbasierte Arbeiten mit Microsoft 365 zog bei uns ein. Dann kam die Pandemie und wir mussten lernen, nahezu vollständig remote zusammenzuarbeiten. In Zukunft wollen wir ein hybrides Arbeitsmodell leben und dafür braucht es Orientierung und Abstimmung untereinander. "Collaboration Sprints" oder auch Kollaborationssprints helfen den Kolleg*innen auf dem Weg zu einem neuen Arbeitsalltag. Doch was sind diese Sprints? Wir klären auf

Die Antwort auf die meistgestellte Frage in den vergangenen Wochen, ob Büroräume ausgedient haben, lautet: nein. Die interne OTTO-Umfrage des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ergab zwar, dass 90 Prozent der Beschäftigten über die Corona-Pandemie hinaus teilweise von zu Hause tätig sein möchten, dieses „teilweise“ bedeutet aber auch, dass das Büro nicht komplett durch den heimischen Arbeitsplatz ersetzt werden soll. Mobiles Arbeiten bleibt auch nach Ende der gesetzlichen Homeoffice-Pflicht ein fester Teil unserer Arbeitskultur. Elf von 20 Arbeitstage wünschen sich die Kolleg*innen im mobilen Office zu verbringen. Bleiben also neun Tage, an denen nach wie vor die klassische Präsenzarbeit präferiert wird.

Die Studie fragte zusätzlich ab, was die Vor- und Nachteile des jeweiligen Arbeitsplatzes sind:

76 Prozent können im mobile Office konzentrierter arbeiten, ungestört telefonieren
60 Prozent können im mobile Office Privat- und Berufsleben besser vereinen, da der Arbeitsweg entfällt
73 Prozent möchten das Campus Office vor allem für informelle Gespräche und Vernetzung nutzen
45 Prozent glauben, dass sensible und emotionale Gespräche besser in Präsenz zu führen sind
67 Prozent planen an den Campus zu kommen, um Workshops durchzuführen

Diese Aspekte haben nicht nur Einfluss auf die Zusammenarbeit, sondern auch auf die Wahl des Arbeitsorts – Stichwort „Activity-Based-Working”, also der Grundsatz dort zu arbeiten, wo es für die Erfüllung der Aufgabe am besten ist.

Kollaborationssprint als Schlüssel der Zusammenarbeit

Als Teil des Future-Work-Prinzips ist die hybride Zusammenarbeit als ein Modell zu verstehen, bei dem Präsenzarbeit und mobile Arbeit sinnvoll miteinander kombiniert werden und Mitarbeitende immer dort arbeiten, wo es zur Erfüllung der Aufgabe am effektivsten ist. Herauszufinden, welche Tätigkeit wo und wie umgesetzt werden kann, ist höchst individuell. Aber auch gemeinsame Teaminteressen und -ziele sind zu berücksichtigen. An dieser Stelle kommt der Kollaborationssprint ins Spiel. Der Sprint stellt eine unternehmensweit einheitliche Systematik als Hilfestellung für Teams dar, um die individuellen Bedürfnisse des Einzelnen mit den gemeinsamen Teaminteressen in Einklang zu bringen und zwischen diesen zu vermitteln. Es handelt sich hierbei um einen agilen Prozess, der aus mehreren Schritten besteht und wiederholt durchlaufen wird. Alle drei Monate wird die getroffene Vereinbarung geprüft und gegebenenfalls angepasst. Die regelmäßige Wiederholung hat auch einen Grund: Was vor einem Monat gut funktioniert hat, kann heute schon veraltet sein. Durch diese Sprintlogik stellen wir uns flexibel auf und können auf äußere Gegebenheiten effektiv reagieren.

Zu Beginn eines Sprints sollte sich jedes Teammitglied über vier Dinge klar werden:

die Art und den Umfang mit den persönlichen Tätigkeiten
den passenden Ort zur Erfüllung der jeweiligen Tätigkeiten
Schnittstellen sowie übergeordnete gemeinsame Interessen
Regeln für Erreichbarkeit

Nachdem alle einzeln diese Punkte für sich definiert haben, kommt das Team in einem moderierten Workshop zusammen und trägt die unterschiedlichen Bedürfnisse zusammen. Ziel des Workshops ist es:

individuelle und gemeinsame Bedürfnisse transparent zu machen
zwischen beiden Perspektiven zu vermitteln und ein gemeinsames Commitment über die zukünftige Art der Zusammenarbeit (Zeit, Ort, Erreichbarkeit) zu erzielen
Dann erst startet der eigentliche Sprint, genaugenommen ist der Sprint die dreimonatige Erprobungsphase des getroffenen Commitments
Zum Abschluss des Sprints gibt es noch eine Retro, in der Erfahrungen ausgetauscht und Anpassungen für den nächsten Sprint besprochen werden

Kollaboratives Arbeiten bedeutet für uns, gemeinsam und miteinander zu arbeiten. Aktuell heißt es: neu gewonnene Freiheiten bei der Gestaltung des Arbeitstages mit den Interessen der Gemeinschaft in Einklang zu bringen und der Versuch etwas zu planen, was eigentlich nicht zu planen ist. Ein Virus, das uns umgibt und unkontrollierbar ist, eine schnelllebige Zeit, in der der morgige Tag nicht wie gestern und definitiv nicht wie heute ist. Neben den Neuheiten im Jahr 2020 und 2021 ist für uns aber schon jetzt klar: Persönliche Begegnungen sind uns wichtig. Der OTTO-Campus ist unser Herzstück der Begegnung, der Ort für Unternehmenskultur und der Vernetzung. Aber auch die Flexibilität des mobilen Arbeitens und die Selbstverantwortung für uns als Individuum haben wir zu schätzen gelernt. Wir wollen beide Welten vereinen und das Beste sowohl für jedes Individuum als auch für unsere Unternehmensgemeinschaft herausziehen.