Neues Ankommen für die Neuen: Onboarding in Zeiten von Corona
Wie OTTO neue Kolleg*innen mit virtuellen Angeboten beim Start unterstützt
„Neue Art des Zusammenarbeitens“ oder „The New Normal“: In vielen Unternehmen wirkt die Corona-Krise derzeit als Katalysator für eine neue, der aktuellen Situation angepasste Art, wie Menschen miteinander arbeiten. Konzepte für mobiles oder das sogenannte hybride Arbeiten – dahinter verbirgt sich ein Mix aus remotem Arbeiten und Arbeiten im Büro – werden erarbeitet, die Digitalität getrieben. Der Fokus liegt dabei vielerorts auf denjenigen, die schon Mitarbeiter*innen sind und für die jetzt neue Lösungen gefunden werden. Aber: Was ist eigentlich mit den Neuen? Wie ist es mit neuen Kolleg*innen, die mitten in Corona-Zeiten im Unternehmen anfangen?
Bei OTTO läuft seit 17. August die „Phase M" der Rückkehr: Maximal die Hälfte der Belegschaft – in Hamburg sind das rund 3.500 Mitarbeiter*innen - darf gleichzeitig auf dem Campus arbeiten, Arbeits- und Gesundheitsschutz stehen im Vordergrund. Es gelten Abstandhalten und Maskenpflicht. Wie kommt man in diesem Ausnahmezustand, der eben noch nicht unbedingt so ‚normal‘ ist, da an als Neue*r? Im Team, im Unternehmen, in den Prozessen und bei seinen*ihren Aufgaben?
New Work, das neue Arbeiten, ist bei OTTO nicht erst seit Corona ein Thema: "Wir möchten New Work in möglichst vielen Dimensionen mitdenken und berücksichtigten. Das schließt auch das Onboarding ein“, sagt Bennet Schlotfeldt, HR-Projektmanager bei OTTO. Gemeinsam mit seinen beiden Kolleginnen Dörte Pichutta und Julia Reintke und in enger Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen im Haus hat er das Thema Onboarding bei OTTO, das „An-Bord-Nehmen“ und damit die Einführung eines*einer neuen Mitarbeiter*in in seinen*ihren Arbeits- beziehungsweise Einsatzbereich, neu aufgesetzt. „Wir haben bereits im vergangenen Herbst, bevor Corona überhaupt ein Thema war, damit begonnen, uns die aktuellen Inhalte und Prozesse genau anzusehen und haben festgestellt, dass wir das Ganze optimieren und auch viel stärker für die Kolleg*innen personalisieren möchten“, erklärt Bennet die Hintergründe. „Dazu sind wir in den Austausch mit allen Beteiligten gegangen, wie zum Beispiel den Führungskräften, die die ersten Ansprechpartner*innen für neue Kolleg*innen sind, und haben neue Maßnahmen rund um das Thema Onboarding definiert.“
Moin Kolleg*in!
Dabei herausgekommen ist zum einen ein neuer digitaler Auftritt: die Onboarding-Page zur Begrüßung, auf der sich jede*r bereits vor dem ersten Arbeitstag einen Überblick über alles Wissenswerte zum Start verschaffen kann. Themen sind hier die ersten Arbeitstage bei OTTO und – in Zeiten wie diesen – alles Relevante rund ums remote Arbeiten, es gibt detaillierte Informationen zu den im Anschluss stattfindenden mehrtägigen Formaten für den Einstieg. Unter dem Punkt „Du und OTTO“, der die wesentlichen Informationen zur Struktur, Marke und der Transformation zur Plattform enthält, finden neue Kolleg*innen weitere organisatorische Hinweise zum Vertrag, zur Gehaltsstruktur oder dem Arbeitszeitmodell. „Dabei gibt es keine starre Seite, die allen neuen Kolleg*innen automatisch ausgespielt wird“, erklärt Bennet. „Vielmehr haben wir die Möglichkeit geschaffen, eine Differenzierung über verschiedene Parameter herzustellen: Steige ich als Azubi ein oder nicht, arbeite ich bei OTTO oder in der Otto Group Holding und perspektivisch auch‚ in welchem Vorstandsbereich bin ich eingesetzt?“
Gerade jetzt, wo (...) ein normaler Büroalltag noch nicht absehbar ist, ist es wichtig, dass sich die neuen Kolleg*innen nicht allein oder gar isoliert fühlen.
Speziell für Führungskräfte und Onboarding-Verantwortliche aus den Teams gibt es seit Juni virtuelle Onboarding-Sessions, um sie vor und beim Ankommen ihrer neuen Mitarbeiter*innen noch zielführender zu unterstützen. „Wir haben festgestellt, dass gerade in Zeiten von Corona das Bedürfnis nach Austausch zum Onboarden neuer Kolleg*innen im Sinne unserer Unternehmenskultur gestiegen ist. Dem wollen wir mit diesen Sessions Raum geben“, sagt HR-Managerin Dörte Pichutta. „Diese Sessions sind kein starres Format, vielmehr orientieren wir uns gezielt an den Wünschen der Führungskräfte und passen die Inhalte bedarfsgerecht an.“
Für den*die neue*n Kolleg*in steht dann am zweiten Tag seiner*ihrer Ankunft bei OTTO die Welcome Session auf dem Programm. „Virtuell begrüßen wir unsere Neuen, geben ihnen Infos rund um die Abläufe, Organisation und ihre ersten Schritte bei OTTO“, sagt Julia Reintke, ebenfalls HR-Managerin bei OTTO. Aber auch das Vernetzen der Neuen untereinander ist ein zentraler Aspekt. „Gerade jetzt, wo wir uns überwiegend noch virtuell begegnen und ein normaler Büroalltag noch nicht absehbar ist, ist es wichtig, dass sich die neuen Kolleg*innen nicht allein oder gar isoliert fühlen.“ Auf Informationen und Vernetzung folgt dann das Training „Microsoft 365 für Anfänger*innen“. Denn: „Je schneller die Neuen mit unseren Tools vertraut sind, desto leichter fallen ihnen auch das Ankommen und die Integration“, weiß Julia.
Das Ziel hinter allen Onboarding-Aktivitäten bei OTTO: ein nachhaltiges, strukturiertes An-Bord-Holen mit bestmöglichen Effekten für beide Seiten. Womit sich im Übrigen auch die Rolle der HR-Manager*innen ändert. Dörte: „Unser Job endet nicht mit der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen. Mehr denn je begreifen wir uns als Begleiter*innen, die den Weg des Ankommens sowohl für die Neuen als auch für deren Führungskräfte noch gezielter mitgehen.“
